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E-Mail Archivierung mit DOCUframe

Sind Sie schon GoBD Ready ? 

Die Schonfrist ist zum 31.12.2016 abgelaufen.

Nun gelten sehr strenge Regeln zur Archivierung nach GoBD

Rechnungen, Verträge, Angebote, Briefe: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß.

Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt.

Es gibt keine Ausnahmen und Hintertüren mehr.

 

  • Elektronische Archivierung ist Pflicht: Es reicht nicht aus, das digitale Dokument auf Papier auszudrucken und abzuheften. Die Ablage von steuerlich relevanten elektronischen Dokumente auf dem Arbeitsplatzrechner lediglich in einer herkömmlichen Ordnerstruktur als Word-, Excel- oder einfache PDF-Dateien widerspricht ebenfalls zentralen Vorgaben der GoBD. Die Anforderungen zur Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit bedingen ein Elektronisches Archiv / DMS-System.
  • Verfahrensdokumentation: Seit Inkrafttreten der GoBD verlangen Betriebsprüfer immer häufiger eine Verfahrensdokumentation von den Steuerpflichtigen. Bei der Verfahrensdokumentation handelt es sich um eine Beschreibung der organisatorisch und technisch gewollten Prozesse der IT-gestützten Buchführung und der Aufbewahrung. Dazu wird detailliert erfasst, wie steuer- und handelsrechtlich relevante Informationen im Unternehmen entstehen, empfangen, verarbeitet und aufbewahrt werden. Verantwortlich für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist allein der steuerpflichtige Anwender der eingesetzten IT-Lösung.
  • Anforderungen erkennen und umsetzen; Wir stellen Ihnen gerne umfangreiche Checklisten, Dokumentationen und Muster Dokumente zur Verfügung.

 

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